Втратили документи на нерухомість? Як отримати дублікат правовстановлюючих документів в Україні

Правовстановлюючі документи на нерухомість – це найважливіші папери, що підтверджують ваше законне право володіти, користуватися та розпоряджатися квартирою, будинком, земельною ділянкою чи іншим нерухомим майном. Їх втрата, пошкодження або знищення може спричинити серйозні проблеми, особливо якщо ви плануєте продати, подарувати, успадкувати нерухомість або здійснити будь-які інші юридично значущі дії. На щастя, законодавство України передбачає процедуру отримання дублікатів таких документів. У цій статті ми детально розглянемо, що таке правовстановлюючі документи, які з них найчастіше потребують відновлення, куди звертатися для отримання дублікатів та як правильно пройти цю процедуру.

Що таке правовстановлюючі документи на нерухомість?

Правовстановлюючі документи – це офіційні документи, які посвідчують виникнення, перехід або припинення права власності (або інших речових прав) на нерухоме майно. Вони є юридичною підставою для володіння майном та для внесення відповідних відомостей до Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (ДРРП).

До найпоширеніших правовстановлюючих документів належать:

• Договори, посвідчені нотаріально:
  • Договір купівлі-продажу
  • Договір дарування (дарча)
  • Договір міни
  • Договір довічного утримання
  • Шлюбний договір (якщо він стосується нерухомості)
  • Договір про поділ спільного майна подружжя
• Свідоцтва про право власності:
  • Свідоцтво про право власності на нерухоме майно (видавалися до 2016 року)
  • Свідоцтво про право на спадщину (за законом або за заповітом)
  • Свідоцтво про право власності на частку в спільному майні подружжя
• Рішення судів, що набрали законної сили:
  • Про визнання права власності на нерухоме майно
  • Про поділ майна
  • Інші рішення, на підставі яких виникає право власності
• Державні акти на право власності на земельну ділянку (видавалися до 2013 року).
• Інші документи: наприклад, свідоцтва про придбання майна з прилюдних торгів (аукціонів), договори іпотеки (в частині переходу права власності до іпотекодержателя) тощо.

Важливо розуміти, що з 1 січня 2016 року паперові свідоцтва про право власності не видаються. Інформація про право власності фіксується безпосередньо в ДРРП, а підтвердженням є інформаційна довідка (витяг) з цього реєстру. Однак, документи, видані до цієї дати, залишаються чинними.

Чому може знадобитися дублікат правовстановлюючих документів?

Причини, через які може виникнути необхідність у відновленні (отриманні дубліката) правовстановлюючих документів, різноманітні:

• Втрата: Найпоширеніша причина. Документи можуть загубитися під час переїзду, ремонту, або просто через необережність.
• Знищення: Внаслідок пожежі, затоплення, стихійного лиха або інших непередбачених обставин.
• Значне пошкодження: Якщо документ пошкоджений настільки, що його текст неможливо прочитати, або порушена його цілісність (наприклад, розірваний на частини).
• Викрадення: Документи можуть бути викрадені разом з іншими цінними речами.
• Неможливість отримати оригінал від іншої особи: Наприклад, якщо документи знаходяться у колишнього чоловіка/дружини, який/яка відмовляється їх надати.

Без оригіналів правовстановлюючих документів (або їх належним чином оформлених дублікатів) ви не зможете повноцінно розпоряджатися своєю нерухомістю: продати, подарувати, обміняти, передати в спадщину, взяти кредит під її заставу тощо.

Загальний порядок отримання дублікатів: Куди звертатися?

Процедура отримання дубліката залежить від того, який саме орган або посадова особа видавала оригінал документа.

1. Дублікати нотаріально посвідчених документів (договори, свідоцтва про спадщину)

Якщо оригінал документа був посвідчений нотаріусом, то за його дублікатом потрібно звертатися:

• До нотаріуса, який посвідчив цей документ. Це найпростіший варіант. Інформація про те, який нотаріус видав документ, міститься на самому документі.
• До нотаріального архіву, якщо нотаріус, що видав документ, припинив свою діяльність, або його архів було передано до державного нотаріального архіву. Інформацію про місцезнаходження архіву можна отримати в обласному управлінні юстиції або у Нотаріальній палаті України.
• До іншого нотаріуса, якщо архів приватного нотаріуса, що припинив діяльність, передано іншому приватному нотаріусу (правонаступнику).

Необхідні документи для звернення до нотаріуса:

• Паспорт громадянина України.
• Реєстраційний номер облікової картки платника податків (РНОКПП, ідентифікаційний код).
• Заява про видачу дубліката.
• Документи, що підтверджують вашу особу як сторону правочину або спадкоємця (наприклад, свідоцтво про шлюб, якщо йдеться про спільне майно подружжя, або документи, що підтверджують родинні зв'язки для спадкоємців).
• Якщо документ втрачено – докази цього факту (наприклад, оголошення в газеті про втрату, довідка з поліції про викрадення – хоча останнім часом це не завжди є обов'язковою вимогою, нотаріус може обмежитися вашою заявою).
• Квитанція про сплату послуг нотаріуса та державного мита (якщо передбачено).

Нотаріус перевіряє інформацію в своєму архіві або в Єдиному реєстрі довіреностей та Спадковому реєстрі (залежно від типу документа) та видає дублікат, який має таку ж юридичну силу, як і оригінал.

2. Дублікати свідоцтв про право власності, виданих органами БТІ або місцевого самоврядування (до 2013 року)

Якщо свідоцтво про право власності було видане Бюро технічної інвентаризації (БТІ) або органом місцевого самоврядування (наприклад, міською чи сільською радою):

• Звертатися потрібно до архіву відповідного БТІ або до виконавчого органу відповідної ради, який є правонаступником у питаннях реєстрації нерухомості та зберігання архівів.
• Якщо БТІ ліквідовано, його архівні справи могли бути передані до місцевих державних архівів або іншим уповноваженим установам.

Необхідні документи:

• Заява про видачу дубліката.
• Паспорт та РНОКПП.
• Документи, що підтверджують ваше право на отримання дубліката (наприклад, договір, на підставі якого видавалося свідоцтво, або документи про спадкування).
• Докази втрати/пошкодження оригіналу (якщо вимагається).

Варто зазначити, що з 1 січня 2013 року державну реєстрацію речових прав на нерухоме майно здійснюють державні реєстратори та нотаріуси, а інформація вноситься до ДРРП. Тому, якщо право власності було зареєстровано після цієї дати, то паперового свідоцтва вже не було, а підтвердженням є інформація з ДРРП.

3. Дублікати державних актів на право власності на земельну ділянку

Якщо було втрачено державний акт на землю старого зразка (видавалися до 2013 року):

• Звертатися потрібно до територіального органу Держгеокадастру за місцем знаходження земельної ділянки.
• Також інформація про право власності на землю з 2013 року реєструється в ДРРП. Якщо право було зареєстровано в ДРРП, то підтвердженням буде витяг з цього реєстру.

Процедура відновлення державного акта може бути досить складною і часто вимагає збору значного пакету документів.

4. Дублікати рішень суду

Якщо правовстановлюючим документом є рішення суду, що набрало законної сили:

• Звертатися потрібно до суду, який ухвалив це рішення.
• Подається заява про видачу дубліката (копії) судового рішення.

Суд видає засвідчену копію рішення, яка має силу оригіналу для реєстраційних дій.

Інформація з Державного реєстру речових прав (ДРРП) як альтернатива деяким дублікатам

Важливо пам'ятати, що з 2013 року (а остаточно з 2016 року) основне підтвердження права власності на нерухомість – це запис у ДРРП. Якщо ваше право власності було належним чином зареєстроване в цьому реєстрі, то інформаційна довідка або витяг з ДРРП є офіційним підтвердженням ваших прав.

У багатьох випадках, особливо для угод, що укладаються зараз, нотаріуси та державні органи в першу чергу перевіряють інформацію саме в ДРРП. Тому, якщо оригінал документа, виданого до 2013-2016 років, втрачено, але право зареєстровано в ДРРП, то отримання інформаційної довідки з реєстру може бути достатнім для певних дій. Однак, для повноцінного відновлення правового статусу документа (наприклад, для угод, де вимагається саме дублікат старого зразка, або для вирішення спірних питань) отримання дублікату оригіналу все ж може бути необхідним.

Складнощі при отриманні дублікатів та коли варто звернутися до адвоката

Процес отримання дублікатів правовстановлюючих документів може бути не таким простим, як здається на перший погляд. Власники нерухомості можуть зіткнутися з такими труднощами:

• Невідомо, який орган видав оригінал документа або де зараз зберігається його архів.
• Ліквідація або реорганізація установи, що видала документ, ускладнює пошук правонаступника.
• Відсутність необхідних супутніх документів для подання заяви (наприклад, документів, що підтверджують родинні зв'язки для спадкоємців).
• Бюрократичні перепони, затягування термінів видачі дублікатів з боку державних органів чи нотаріусів.
• Потреба у терміновому отриманні дубліката, наприклад, для продажу нерухомості чи оформлення спадщини.
• Власник нерухомості перебуває за кордоном і не може особисто займатися відновленням документів.
• Спірні ситуації, коли існують сумніви щодо правомірності видачі оригіналу або наявності прав у інших осіб.

У таких випадках, а також якщо ви просто бажаєте заощадити свій час, нерви та гарантовано отримати потрібний документ, оптимальним рішенням буде звернення за професійною юридичною допомогою. Кваліфіковані юристи, наприклад, з адвокатської компанії platinum-lawyer.com, мають значний досвід у супроводі процедур відновлення правовстановлюючих документів. Вони допоможуть:

• Визначити правильний орган для звернення.
• Зібрати повний пакет необхідних документів.
• Грамотно скласти заяви та запити.
• Представляти ваші інтереси в державних органах, архівах та у нотаріусів.
• Сприяти прискоренню процесу (в межах чинного законодавства).
• За необхідності, оскаржити неправомірні дії чи бездіяльність посадових осіб.

Звернення до адвоката – це інвестиція у ваш спокій та впевненість у тому, що ваші майнові права будуть належним чином захищені, а процес відновлення документів пройде максимально швидко та ефективно.

Висновок

Втрата правовстановлюючих документів на нерухомість – неприємна, але вирішувана проблема. Українське законодавство передбачає механізми отримання їх дублікатів. Головне – знати, куди звертатися та які документи для цього потрібні. У більшості випадків процедуру можна пройти самостійно, однак, якщо ви стикаєтеся зі складнощами, не маєте часу або бажаєте уникнути бюрократичної тяганини, допомога досвідченого адвоката буде надзвичайно корисною. Пам'ятайте, що наявність належним чином оформлених документів – це гарантія ваших майнових прав. Якщо вам потрібна консультація або практична допомога у відновленні документів на нерухомість, фахівці platinum-lawyer.com готові надати вам кваліфіковану підтримку на всіх етапах.